Bevor du dein E-Mail-Konto mit Make verbindest gibt es eine wichtige Voraussetzung die du prüfen musst. Sie betrifft die DSGVO-konforme Nutzung dieses Workflows.
Warum das wichtig ist:
Dieser Workflow verarbeitet eingehende E-Mails automatisch — darunter möglicherweise E-Mails von Kunden mit personenbezogenen Daten. Für die geschäftliche Verarbeitung personenbezogener Daten schreibt die DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Tool vor das diese Daten verarbeitet. Das gilt auch für deinen E-Mail-Anbieter.
Ein privater Gmail oder Outlook Account reicht dafür nicht aus. Du brauchst einen Business Account.
Wenn du Gmail nutzt:
Prüfe ob du bereits einen Google Workspace Account hast. Google Workspace ist Googles Business-Produkt — erkennbar daran dass deine E-Mail-Adresse auf deiner eigenen Domain läuft, zum Beispiel name@deinunternehmen.de, oder dass du monatlich für deinen Google Account zahlst.
Wenn ja — springe direkt zum nächsten Unterpunkt . Du bist bereits korrekt aufgestellt.
Wenn nein — gehe auf workspace.google.com. Klicke auf "Jetzt starten". Wähle den "Business Starter" Plan für 6 Euro pro Monat. Richte deinen Account ein und aktiviere danach den AVV: Gehe auf admin.google.com, melde dich mit deinem erstellten Konto und gehe dann in der linken Spalte auf "Kontoeinstellungen". Dort gehst du auf "Rechtliches und Compliance" und scrollst runter bis auf "Zusätzliche Bedingungen zu Sicherheit und Datenschutz".
Klicke rechts oben auf den Stift und klicke"Lesen und Zustimmen"
Wenn du Outlook nutzt:
Prüfe ob du bereits einen Microsoft 365 Business Account hast. Das erkennst du daran dass deine E-Mail-Adresse auf deiner eigenen Domain läuft oder dass du Microsoft 365 monatlich für dein Unternehmen zahlst.
Wenn ja — springe direkt zum nächsten Unterpunkt. Microsoft 365 Business schließt den AVV automatisch in den Nutzungsbedingungen ein — du musst nichts extra aktivieren.
Wenn nein — gehe auf microsoft.com/de-de/microsoft-365/business. Wähle "Microsoft 365 Business Basic" für 6 Euro pro Monat. Richte deinen Account ein.
"Microsoft 365 Business enthält den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) in den Nutzungsbedingungen. Prüfe zur Sicherheit unter admin.microsoft.com unter "Einstellungen" und "Organisationsprofil" ob der Datenschutzvertrag für deine Organisation aktiv ist. Falls du unsicher bist wende dich an einen Datenschutzbeauftragten."