Was automatisiert wird:

Jede eingehende E-Mail wird automatisch einer von fünf Kategorien zugeordnet: Kundenanfrage, Rechnung, Beschwerde, Newsletter oder Sonstiges. Je nach Kategorie läuft eine definierte Aktion ab. Es können auch eigene Kategorien erstellt werden.

Kundenanfragen werden innerhalb von Sekunden automatisch mit einer professionellen Eingangsbestätigung in deiner Sprache und deinem Namen beantwortet. Rechnungen werden erkannt und automatisch erfasst. Beschwerden werden sofort als dringend markiert und direkt gemeldet. Newsletter wandern ohne Umweg in den richtigen Ordner. Alles Übrige landet in einem separaten Bereich, den du einmal täglich in wenigen Minuten abarbeitest.

Jede eingehende Kundenanfrage wird gleichzeitig als offener Eintrag in Google Sheets erfasst. Mit Absender, Betreff, Datum und Status. Du siehst jederzeit, was offen ist, was bearbeitet wird und was abgeschlossen ist.

Was dieser Workflow nicht tut:

Er automatisiert wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben. Er ersetzt nicht unternehmerisches Urteilsvermögen. Alles, was eine individuelle Einschätzung erfordert, bleibt beim Unternehmer. Der Aufwand dafür wird auf das tatsächlich Notwendige reduziert.

Mögliche Erweiterungen:

• Intelligente Antworten statt fester Vorlagen: die KI generiert individuelle Antworten basierend auf dem konkreten Inhalt jeder Anfrage

• Follow-ups automatisch versenden: wenn nach einem Angebot mehrere Tage keine Rückmeldung kommt läuft die Erinnerung automatisch

• CRM automatisch befüllen: jede neue Anfrage wird direkt als Kontakt in einem CRM-System erfasst ohne manuelle Eingabe

• Tägliche Zusammenfassung: einmal täglich eine strukturierte Übersicht aller eingegangenen E-Mails direkt ins Postfach