So funktioniert der tägliche Ablauf:

Öffne Lexoffice und gehe zu Belege → Zu prüfen. Du siehst alle Belege die seit der Einrichtung eingegangen sind — mit vollständig vorbereiteten Buchungsvorschlägen. Gehe sie der Reihe nach durch.

Bei jedem Beleg prüfst du drei Dinge: Ist der Absender korrekt erkannt? Stimmt der Betrag? Passt das vorgeschlagene Buchungskonto? Wenn alles stimmt klickst du auf Speichern. Achte auch am Ende darauf, den richtigen Belegstatus zu wählen.

Der erste Durchlauf dauert etwas länger weil das System deine Lieferanten noch nicht kennt. Ab der zweiten Woche sind die Vorschläge präziser und der tägliche Aufwand sinkt auf drei bis fünf Minuten.

Häufigste Fehler und ihre Lösung

automagic erkennt keinen Betrag — der Beleg ist wahrscheinlich ein gescanntes Bild statt eines maschinenlesbaren PDFs. Lexoffice kann gescannte Belege per OCR verarbeiten — klicke auf Beleg neu erkennen und warte kurz. Wenn das nicht hilft trägst du die Felder einmalig manuell ein.

Das falsche Buchungskonto wird vorgeschlagen — ändere es manuell und bestätige. Beim nächsten Beleg desselben Lieferanten wird das korrekte Konto automatisch vorgeschlagen.

Ein Beleg landet doppelt in Lexoffice — das passiert wenn derselbe Beleg über zwei Kanäle eingeht, zum Beispiel über GetMyInvoices und die E-Mail-Weiterleitung gleichzeitig. Lösche das Duplikat einfach. Um das künftig zu vermeiden prüfe ob GetMyInvoices und die E-Mail-Weiterleitung denselben Lieferanten abdecken und deaktiviere einen der beiden Kanäle für diesen Lieferanten.