Warum Einnahmen genauso wichtig sind wie Ausgaben:

Eine vollständige Buchhaltung besteht aus zwei Seiten — Ausgaben und Einnahmen. Bisher hat das System alle Eingangsrechnungen automatisch erfasst. Was noch fehlt ist die Gegenseite: das Geld das reinkommt. Ohne gebuchte Einnahmen stimmt die monatliche Auswertung nicht, der Steuerberater hat ein unvollständiges Bild und die Umsatzsteuervoranmeldung kann falsch sein.

Wie Einnahmen in Lexoffice landen hängt davon ab wie du deine Ausgangsrechnungen heute erstellst.

Variante 1 — Du erstellst Rechnungen direkt in Lexoffice:

Das ist die sauberste Lösung und der empfohlene Weg. Jede Rechnung die du in Lexoffice erstellst ist automatisch im System als offener Posten erfasst. Sobald der Kunde zahlt erkennt der Bankabgleich den Zahlungseingang und markiert die Rechnung automatisch als bezahlt. Die Einnahme ist gebucht — ohne dass du etwas tust.

Wenn du deine Rechnungen bisher noch nicht in Lexoffice erstellst ist jetzt der richtige Zeitpunkt umzusteigen. Gehe unter Belege → Neuer Beleg → Rechnung. Lexoffice führt dich durch alle Pflichtfelder.

Im nächsten Schritt hast du die Möglichkeit, eine Vorlage zu erstellen. Klicke dafür einfach rechts bei Layout auf das + und erstelle deine Vorlage. Diese kannst du später immer wieder verwenden.

Anschlißend, wird die Rechnung direkt als PDF generiert und kann per E-Mail an den Kunden versendet werden — direkt aus Lexoffice.

Variante 2 — Du erstellst Rechnungen außerhalb von Lexoffice:

Wer Rechnungen in Word, Excel oder einem anderen Tool schreibt erfasst diese manuell in Lexoffice als Einnahme. Der Ablauf ist einfach und dauert pro Rechnung etwa eine Minute.

Öffne Lexoffice und gehe zu Belege. Klicke auf "Neuer Beleg". Lade die Rechnung hoch — Lexoffice akzeptiert PDF, PNG, JPEG und XML. Wähle als Belegtyp "Einnahme" aus.

Trage die passende Kategorie oder das passende Buchungskonto ein. Speichere den Beleg.

Die KI liest die hochgeladene Rechnung automatisch aus und füllt die Felder soweit möglich vor. Du prüfst kurz und speicherst. Der Bankabgleich erkennt den Zahlungseingang danach automatisch und ordnet ihn dieser Einnahme zu.

Langfristig empfiehlt es sich auf Lexoffice als einziges Rechnungstool umzusteigen. Der Mehraufwand für die manuelle Erfassung summiert sich — und ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich die Lexoffice nativ erfüllt während externe Tools nachgerüstet werden müssen.

Was nach dieser Mission vollständig automatisiert ist:

Ausgaben kommen automatisch rein und werden von der KI vorgebucht. Einnahmen sind entweder direkt in Lexoffice erfasst oder werden über den Bankabgleich automatisch zugeordnet. Beide Seiten der Buchhaltung sind abgedeckt. Die monatliche Auswertung stimmt. Der Steuerberater hat ein vollständiges Bild.